Austrittsgespräche – “Reisende soll man ziehen lassen”

Wer weg ist, ist weg?

In vielen Unternehmen herrscht heute noch die Meinung, dass es im HR-Management keinen professionellen Austrittsprozess braucht. Die Geschäftsleitung ordnet sogar manchmal an, Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen, weniger Aufmerksamkeit zu geben. Meine positiven Erfahrungen als ehemalige Personalreferentin gehen genau in die gegensätzliche Richtung…

Der Austrittsprozess – Arbeitnehmer brauchen Wertschätzung

Gerade, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, ist der Fokus auf einen guten und fairen HR-Prozess zu legen. Ich differenziere hier nicht danach, ob jemand gekündigt wurde oder selbst kündigt,noch ob jemand in Pension geht oder der befristete Vertrag ausläuft. Ausgenommen sind fristlose Entlassungen, die aufgrund eindeutiger Verfehlungen entstehen. Jedes Unternehmen sollte einen Personalbetreuungsprozess institutionalisiert haben, welcher zur offenen Unternehmenskultur beiträgt. Ein wertschätzendes Austrittsgespräch prägt die Kultur und kann für Ihr Unternehmen sehr förderlich und augenöffnend sein.

Der Begriff des “EXIT- Interviews” wird häufig genutzt, ich finde ihn unglücklich und wenig wertschätzend gewählt, deshalb spreche ich vom Austrittsgespräch. Grundsätzlich sollten diese Gespräche keine Angst auslösen und positiv besetzt sein. Selbst Kündigungsgründe, die auf der einen oder anderen Seite eine persönliche Verletzung oder Nichtverständnis auslösen, sollten durch einen professionellen und wertschätzenden Prozess abgefangen werden. Gleichzeitig gilt es jedoch auch hier, absolute Fairness und Korrektheit mit klaren Absprachen zu bewahren.

Aktive Einbindung in der Abschiedsphase

Mitarbeitende in Trennung erleben oft einen unschönen Abschied, bis hin zur kompletten Missachtung. Insbesondere bei langen Kündigungsfristen kann die letzte Zeit für den Mitarbeitenden zu einer großen psychischen Herausforderung werden. Wertschätzung und Anerkennung gegenüber dem Menschen für geleistete Arbeit ist wäre hier unbedingt angebracht. Teilweise werden wichtige Informationen nicht mehr weitergeleitet und die Austretenden werden sogar frühzeitig aus dem Verteiler gelöscht. Da passiert es, dass unternehmensrelevante Informationen einfach an ihnen und dem Team vorbeigehen. Eine Kette von Missverständnissen ist die Folge. Mitarbeitende in Trennung sind nicht im Bilde und können ihre Aufgaben deshalb nicht vollumfänglich abschließen oder übergeben. Dies kann dem Unternehmen einen enormen Imageschaden zuführen, denn auch Kunden und Kollegen nehmen diese “eingeschränkte Dienstleistung” wahr und interpretieren dies mitunter negativ.

Die machtlose Führungskraft

Manche Führungskräfte nehmen es sogar persönlich, wenn Mitarbeiter aktiv das Unternehmen wechseln oder andere Wege einschlagen und kündigen. Führungskräfte bemühen sich um die Mitarbeitenden, bis die Würfel endgültig gefallen sind, eine Kündigung unausweichlich ist. Danach werden die Mitarbeitenden in Trennung teilweise sogar ignoriert oder missachtet. Mitarbeitende, die einen Austritt dieser Art erleben, haben gewöhnlich eine höhere Abwesenheitsrate bzw. Fehlzeiten. Sie sind in der Austrittszeit unproduktiver als in der Zeit davor. Sie übergeben ihr Know-how nicht vollständig, sondern behalten es bewusst oder unbewusst zurück. Springen Sie über Ihren Schatten, seien Sie vorbildlich und initiieren Sie einen professionellen Prozess!  Sie können diese Gespräche auch in externe Hände geben.

Ihre Chance – Der Austritt als perfektes Personalmarketing

Mitarbeiter, die das Unternehmen im Guten verlassen, können immer noch sehr viel zu dem Erfolg der Firma beitragen. Es wäre doch viel sinnvoller, bei diesen Personen einen positiven Eindruck zu hinterlassen, denn man sieht sich bekanntlich immer zweimal im Leben. Bleiben Sie in guter Erinnerung! Sie können bei einem Abschied im Guten darum bitten, dass auf Foren für Arbeitgeberbewertungen wie z.B. Kununu. Ihr Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber präsentiert wird. Das sorgt bei Fachkräftemangel auch für ein positives Arbeitgeberimage und ist für Sie kostenloses Marketing.Andererseits können Kündigungen auch dem Unternehmen schaden, wenn der Austritt unfair wird. Sei es, dass die Mitarbeitenden in Trennung die Gerüchteküche anheizen, oder bei den bleibenden Teammitgliedern negative Emotionen verursachen – was wiederum Ihrer Arbeitgebermarke schadet.

Mitarbeitende in Trennung, wissen einen korrekten, wertschätzenden Austrittsprozess zu schätzen. Ehemalige Mitarbeitende erzählen ihren Kollegen, wie auch Freunden oder der Familie, wie dieser wichtige HR-Prozess verlaufen ist. Auch Kunden und Presse realisieren sehr oft, wie mit Ehemaligen umgegangen wird.

Wie wirke ich dem Fachkräftemangel durch Empfehlungen entgegen?

Der Arbeitsmarkt kämpft um gute Mitarbeitende und Talente und ist mehr und mehr auf Empfehlungen von Mitarbeitern angewiesen. Diese können auch durch eben diese Mitarbeitende in Trennung geschehen. Auch noch Monate später können Sie beim ehemaligen Mitarbeitenden anfragen, um Informationen und Details rund um vorher bestehende Kunden oder abgegebene Projekte zu erhalten. Ein Mitarbeiter, der einen guten und fairen Austrittsprozess durchlaufen hat, wird Informationen bereitwillig weitergeben.

Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels zeichnet sich ein guter Arbeitgeber durch die Pflege und dem Umgang mit Ehemaligen aus. Vielleicht haben Sie auch die Chance, dass hochqualifizierte Mitarbeitende wieder zurück zu Ihrem Unternehmen kommen. Vielleicht entsprechen die Eindrücke im neuen Unternehmen nicht den vorherigen Versprechungen und Vorstellungen und während der Probezeit wird über eine Rückkehr nachgedacht.

Auch die Einarbeitung der Nachfolger erfolgt so mit Wohlwollen und bestenfalls findet ein guter Know-how-Transfer statt. Gut geführte Austrittsgespräche sind unbezahlbar. Grundsätzlich möchten auch scheidende Mitarbeitende ihr Wissen weitergeben und sicher sein, dass es auch ohne sie gut weiterläuft. Sie wollen gewöhnlich einen Schlussstrich ziehen, aber den Arbeitgeber ganz bestimmt nicht schädigen. Viele gehen wirklich im Guten! Im Gegenzug erlebt ein neu eigestellter Mitarbeiter eine exzellente Einarbeitung und kann somit besser und schneller produktiv sein. Solche wertschätzenden Personalprozesse formen Ihre Unternehmenskultur.

Wie Sie der Abwanderung qualifizierter Mitarbeitenden entgegenwirken können, erfahren Sie in meinem Blogartikel zur Arbeitgebermarke:

https://www.stefanie-indrejak.de/employer-branding-der-weg-zur-arbeitgebermarke/

Wie kommuniziere ich wertschätzend?

Erläutern Sie zunächst den ausscheidenden Mitarbeitenden den Sinn des Gespräches. Sie verdeutlichen, dass Sie an Aussagen zu positiven Aspekten und möglichen Schwachstellen im Unternehmen interessiert sind, bringen vor allem Wertschätzung entgegen. Ferner kann durch die Hinweise ein wichtigen Beitrag dazu geleistet werden, um die Arbeitsbedingungen der ehemaligen Kollegen zu verbessern. Dies wird die Gesprächsbereitschaft in der Regel zusätzlich erhöhen.

Für das Gespräch sollte ein Termin im Vorfeld vereinbart werden, sodass sich der betroffene Mitarbeitende darauf vorbereiten kann. Alle Regeln für eine optimale Gesprächsatmosphäre wie ein ausreichender Zeitrahmen, eine abgeschlossene Räumlichkeit und keine Störungen während des Gespräches gilt es zu berücksichtigen, um Vertraulichkeit sicherzustellen.

Welchen Fragen sind in Austrittsgesprächen sinnvoll und hilfreich? 

Es ist wichtig, dass der Prozess transparent für den Mitarbeiter gestaltet wird. Informieren Sie über die Vorgehensweise und die Verwendung der gemachten Angaben, wer in welcher Form von den Aussagen in Kenntnis gesetzt wird und was die weiteren Schritte im Prozess sein werden. Das Gespräch ist für die Betroffenen freiwillig. Danken Sie den Mitarbeitenden für die Gesprächsbereitschaft und die Nennung von Verbesserungspotenzialen. Nur wenn Mitarbeiter wissen, was mit ihren Aussagen geschieht, können sie frei entscheiden, was und in welcher Form sie dies äußern möchten.

Offene Fragen, auch “W” und “I” Fragen genannt (Wie, Warum, Wozu, Inwieweit, Inwiefern etc.) regen dazu an, Sachverhalte näher zu beschreiben und damit den Informationsgehalt zu erhöhen.

  • Austrittsgespräch mit dem Vorgesetzten
  • Austrittsgespräch mit dem HR

Gespräch mit der Führungskraft

Hier gilt es, einen gemeinsamen Rückblick zu machen, offene Fragen zu Aufgaben, Aufträgen, Kunden und Organisation zu klären und gemeinsam abzuschließen. Ebenso werden Informationen zu Projekten und Statusmeldungen festgehalten. Die Führungskraft sollte sich ein umfassendes Bild zu den Arbeiten des  Mitarbeitenden machen können. Dazu gehört auch, dass möglichst weit im Vorfeld bestimmt wird, wie Resturlaubstage abgebaut werden, wie das Gleitzeitkonto ausschaut, und wie nun der letzte Arbeitstag und die vorherige Übergabe abgeschlossen wird.

Das Gespräch dient nicht, um die Aussagen des Mitarbeiters zu kommentieren und ihn in eine Diskussion zu verwickeln.

Das Austrittsgespräch mit der HR Abteilung

Hier steht das offene, ehrliche Feedback zu verschiedenen Kernthemen wie Arbeitszeit, Lohn, Kommunikation, Information, Weiterentwicklungsmöglichkeiten, Führung, Team, Kultur u.s.w im Vordergrund. Das ist Ihre große Chance für das Unternehmen, eine ehrliche Meinung zu erhalten. Jetzt werden mögliche Schwachstellen und Missstände offenkundig. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Wirksamkeit zu optimieren. Die Aussagen aller Ehemaligen, z.B. auf ein Jahr ausgewertet, zeigen klar auf, welche Verbesserungsmaßnahmen angegangen werden sollten. Das können Themen zur Mitarbeiterbindung, die Mitarbeitergewinnung und -entwicklung wie auch zur Ablauforganisation sein.

Optimierungen und Verbesserungen sind damit langfristig möglich. Idealerweise wertet das HR die Austrittsgespräche jährlich statistisch aus.

Welche Vorteile habe ich von Austrittsgesprächen?

  • Vermeidung künftiger Kündigungen aus immer wiederkehrenden Gründen
  • Steigerung der Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit
  • Transparenz von Führungsschwächen
  • Aufgreifen von offen formulierten Verbesserungsvorschlägen
  • Ideen für mögliche Maßnahmen
  • Einblick in die aktuelle Situation am Arbeitsmarkt
  • Verbesserung der Arbeitgebermarke
  • Entgegenwirken des Fachkräftemangels

Der wertschätzende Abschied

Darüber hinaus ist es wichtig, wie ein Arbeitnehmer verabschiedet wird. Wie ist die Information im Unternehmen zum Austritt? Wann und wie wird intern informiert? Erfolgt nur eine kurze, sachliche Information im Intranet oder wird im freundlichen Rahmen verabschiedet? Egal für welche Form der wertschätzenden Verabschiedung Sie sich entscheiden, die Wirkung auf die Bleibenden und auf den scheidenden Mitarbeitenden wird damit geprägt.

Ein Tipp aus meiner Personalerfahrung: Fragen Sie, welche Art des Abschieds gewünscht wird. Es kann durchaus kontraproduktiv sein, wenn es für Betroffene eher eine unangenehme Veranstaltung bedeutet. Es soll und muss eine Win-Win-Situation sein.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für das Austrittsgespräch?

Überreichen Sie das Abschlusszeugnis pünktlich zum vertraglichen Arbeitsende. Das Austrittsgespräch darf hierbei keinerlei Einfluss auf das Zeugnis haben. Daher ist es wertvoll, das Austrittsgespräch am letzten Tag bzw. in der letzten Arbeitswoche zu führen und das Zeugnis davor zu übergeben.

Abschließend möchte ich Michel de Montaigne (französischer Philosoph) zitieren:

“Ein Abschied verleitet immer dazu, etwas zu sagen, was man sonst nicht ausgesprochen hätte”.

Wenn Sie Ihre Arbeitgebermarke durch Austrittsgesprächeverbessern möchten, Unterstützung bei der Durchführung oder Formulierungen von Fragestellungen wünschen, kontaktieren Sie mich! Ich unterstütze Sie gern dabei!

(Ich spreche in meinem Blog der Einfachheit halber in der männlichen Form, selbstverständlich gilt dies auch für weibliche Führungskräfte und Mitarbeiterinnen.)

2018-12-05T12:12:59+00:00Oktober 2nd, 2018|Führung, Kommunikation|0 Kommentare

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