Meetingkultur: 6 Tipps wie Du Deine Meetings sinnvoll und effizient gestaltest

Wir sitzen zu viel in Meetings

„So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ – auch bei der Meetingkultur gilt diese bekannte Devise. Die Realität sieht oft leider anders aus: Pro Monat verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden in Meetings! Das ist das Ergebnis einer Studie zum Thema Meetingkultur in KMUs (100-499 Mitarbeiter), die das Marktforschungsunternehmen Censuswide schon in 2018 im Auftrag von Sharp durchgeführt hat.

Doch besonders besorgniserregend ist die Tatsache, dass 80 % der Befragten einen Großteil dieser Besprechungen als unnötig empfanden. Mehr als die Hälfte gab an, dass es dabei selten zu klaren Ergebnissen komme und sie sich in den Meetings langweilten – Resultate einer ineffizienten Meetingkultur.

In diesem Artikel gebe ich Dir mit 6 Tipps Denkanstöße für eine sinnvolle und effiziente Meetingkultur.

1. Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Nimm Dir die Zeit, die Meetings umfassend vorzubereiten. Auch wenn diese Vorbereitung nahezu so lange dauert wie die Besprechung selbst, lohnt sich dieses Zeitinvestment. Du schaffst nicht nur die Grundlage für die Effizienz des Meetings. Du zeigst Deinen Mitarbeitenden damit auch Deine Wertschätzung, indem Du dafür sorgst, dass sie sich nicht in einer improvisierten Gesprächsrunde langweilen müssen.

Deine Vorbereitung sollte folgende Punkte abdecken:

Notwendigkeit klären

Bevor Du Dich an die eigentliche Vorbereitung für das Meeting machst, stelle Dir die Frage nach der Notwendigkeit. Vielleicht ist ein Meeting auch nicht das richtige Mittel, um Dein Ziel zu erreichen. Manchmal reicht auch ein Vier-Augen-Gespräch, um eine spezifische Frage zu klären.

Anlass und Ziel

Jedes Meeting sollte in erster Linie zielgerichtet sein. Andernfalls tut es auch ein Kaffeeklatsch in der Büroküche oder in einem digitalen Pausenraum. Frage Dich daher also zu Beginn Deiner Vorbereitung, welcher Anlass das Meeting rechtfertigt und welches Ziel erreicht werden soll.

Eine gewisse Regelmäßigkeit in der Meetingkultur ist ein gutes Mittel, um durch den wiederkehrenden Austausch den Teamzusammenhalt zu stärken. Fällt es Dir aber schwer, einen Anlass für das Meeting zu finden, sage es lieber ab!

Ablauf planen mit einem Storyboard

Ein Storyboard kann eine gute Hilfe sein, um Dich in Deinem Zeitmanagement nicht zu verzetteln. Notiere für Dich, wie der perfekte Ablauf des Meetings aussehen kann und welche Fragen auftreten könnten. Du wirst schnell merken, wenn einzelne Punkte zu umfangreich sein könnten. Dann kannst Du sie in separate Meetings ausgliedern, um die Besprechung nicht ausufern zu lassen.

Kreis der Teilnehmenden

Hast Du Anlass und Ziel des Meetings festgelegt, kannst Du nun entscheiden, welche Teilnehmenden eingeladen werden. Es ist nicht immer notwendig, dass alle Teammitglieder dabei sind. Lädst Du nur jene ein, die das jeweilige Thema betrifft und die auch etwas beitragen können, reduzierst Du das Langeweilerisiko enorm.

Ort und Zeit

Anschließend kannst Du den Ort und die Zeit für das Meeting festlegen. Hierfür kannst Du Dich an den Verfügbarkeiten der Teilnehmenden, die Du zuvor festgelegt hast, orientieren.

Die effizientesten Meetings dauern nicht länger als 45 Minuten. Stellst Du in Deiner Vorbereitung fest, dass Ihr mehr Zeit benötigen werdet, kannst Du die Themen entweder auf mehrere Meeting-Termine verteilen oder kurze Pausen einplanen.

Rollen

Um eine One-Man- oder One-Woman-Show zu verhindern, empfiehlt es sich, vorab klare Rollen zu definieren. Welche Teilnehmenden werden zu welchem Thema sprechen? Wer übernimmt die Moderatorenrolle?

Information an Teilnehmende

Damit sich auch Dein Team auf das Meeting vorbereiten kann, solltest Du ihm vorab so viele Informationen wie möglich zu kommen lassen. Technische Schwierigkeiten bei Videomeetings kannst Du vorbeugen, indem Du in Deiner E-Mail-Einladung bereits den Link zur Videokonferenz mitsendest.

2. Commitment ermöglichen

Damit ein Meeting wirklich effizient sein kann, braucht es die Aufmerksamkeit und Mitarbeit Deiner Mitarbeitenden. Binde die Teilnehmenden daher in Deine Planung mit ein. Ihr könnt gemeinsam priorisieren und visualisieren, welche Punkte Platz in der Agenda finden sollen. Somit wird jeder mitverantwortlich für die Ergebnisse der Besprechung. Reines Zurücklehnen und Konsumieren ist dadurch nicht mehr möglich. Stattdessen können die Teilnehmenden die Beiträge untereinander steuern und regulieren.

3. Ein kurzer Check In holt die Teilnehmenden ab

Ein Check In zu Beginn des Meetings hilft den Teilnehmenden dabei, sich voll und ganz auf das Kommende einzustellen. Befinden sich neue Mitarbeitende oder externe Experten in der Runde, beginnst Du mit einer kurzen Vorstellung. Anschließend stellst Du die gemeinsam erarbeitete Agenda vor. Welche Punkte werden in dem Meeting besprochen? Welche Hilfsmittel werden dazu genutzt?
Damit die Notwendigkeit des Meetings deutlich wird, solltest Du auch einige Worte zum Anlass verlieren. Welche Ereignisse oder Umstände haben dazu geführt, dass diese Themen Eure Aufmerksamkeit verlangen?

Ein besonderer Fokus des Check Ins sollte auf den Nutzen und den Zielen des Meetings liegen. Wo solltet Ihr am Ende des Meetings stehen? Welche Antworten bzw. Pläne sollten sich aus Eurem Gespräch ergeben?

Wichtig: Der Check In ist nicht dafür gedacht, diese Fragen zu klären. Die Antworten solltest Du bereits in Deiner Vorbereitung erarbeitet haben. An dieser Stelle geht es nur darum, alle Teilnehmenden in ein Boot zu holen.

 4. Mehr Struktur für noch mehr Effizienz

Eine strukturierte Themenbearbeitung kann nach dem Schema „erheben – bewerten – lösen“ ablaufen. Hierfür werden zunächst Ideen, Gedanken und mögliche Einwände zum Thema gesammelt und priorisiert. Anschließend bewertet Ihr diese Ergebnisse nach dem aktuellen IST-Stand, der Relevanz, dem SOLL-Stand, bisherige relevante Erfolge und Misserfolge. Abschließend kann das Thema durch gemeinsame Ideen und Vorschläge gelöst werden.

Dazu kannst du verschiedene Interaktionsmöglichkeiten nutzen, um Resonanzen zu erzeugen

• Über den Chat können wir Wortbeiträge aufnehmen. Dies ist grundsätzlich zu empfehlen, um Teilnehmende einzubeziehen, die nicht gern vor (großen) Gruppen ihre Gedanken teilen.
• die Reaktionen in z.B. Zoom können ebenso Resonanzen erzeugen und Feedback zu Wortbeiträgen möglich machen
• Umfrage-Tools wie Mentimeter aktivieren und beziehen alle mit ein
• wenn Kamera aus, dann zumindest immer mal wieder einladen, sich per Ton zu beteiligen
• Was immer hilft, um Verbindung zueinander in virtuellen Räumen aufzubauen, ist die persönliche Ansprache mit Namen

5. Eine konkrete Planung sorgt für Handlung

Habt Ihr die Themen in der Theorie gelöst, geht es in die Planung. Ohne konkreten Plan besteht die Gefahr, dass sich die Besprechungsergebnisse im Sande verlaufen und nach kurzer Zeit ein weiteres Meeting zum selben Thema notwendig wird. Für eine effiziente Planung sollte allen Beteiligten klar sein, wer was bis wann erledigen wird.

Ein für alle einsehbares Kanban Board sorgt für Transparenz. In diesem agilen Projektmanagement-Tool ordnet Ihr die jeweiligen Aufgaben in die Kategorien „to do“, „doing“ und „done“ ein. Geplante Aufgaben stehen in der Spalte „to do“ und landen in „doing“, sobald der oder die Mitarbeitenden mit der Bearbeitung beginnen. Steht die Aufgaben in „done“, wissen alle Teammitglieder, dass dieser Part des Projekts abgeschlossen ist.

6. Das Beste zum Schluss

Bevor sich die Teilnehmenden an die Umsetzung der Aufgaben, die sich aus dem Meeting ergeben haben, machen können, beendest Du den Termin mit einem kurzen Check Out. In diesen letzten Minuten werden offene Fragen geklärt. Themen, die Ihr nicht besprechen konntet, werden – im Idealfall direkt mit einem neuen Termin – vertagt.
Wichtig für künftige Meetings ist das Feedback der Teilnehmenden. Hierfür kannst Du auch eine kurze Umfrage an alle Teilnehmenden versenden, z. B.über Survey Monkey. Der anonyme Charakter dieses digitalen Feedbacks kann eventuelle Kritikpunkte offenbaren, die in öffentlicher Runde unter Umständen nicht zur Sprache gekommen wären. Diesen Input kannst Du nutzen, um die kommenden Meetings noch effizienter zu gestalten.

Wenn Du noch mehr darüber lernen möchtest, wie Du (virtuelle) Meetings effizient gestalten kannst, empfehle ich Dir meinen Online-Workshop. Weitere Workshop-Termine zum Thema Führung findest Du hier.

Gern kannst Du mich auch kontaktieren und meinen 14-tägigen wert-vollen Newsletter abonnieren, wenn Du Dir mehr Tipps für Deine Führung wünschst.