10 Aspekte, wie du in Reaktion auf Mitarbeiterbefragungen mit dem Loop Approach die interne Kommunikation verbesserst

Mitarbeiterbefragungen werden immer mehr zum Standard in deutschen Organisationen. Vermutlich sind sie auch in deiner Organisation ein etabliertes Tool. Durch ehrliches Interesse an den Ergebnissen aus Mitarbeiterbefragungen und konsequent durchgeführte Prozesse signalisieren Organisationen ihren Mitgliedern, dass deren Meinungen und Stimme von entscheidender Bedeutung sind.

Mitglieder sind die treibende Kraft hinter dem Erfolg einer Organisation und ihre Einblicke und Bedenken können entscheidend sein, um die Arbeitskultur und die Zusammenarbeit zu verbessern. Ein großer Knackpunkt in den Ergebnissen von Befragungen ist immer wieder das Thema interne Kommunikation. Oftmals wird diese von den Mitgliedern bemängelt.

Um im Kulturwandel erfolgreich zu sein, ist es jedoch von großer Bedeutung, die effektive Zusammenarbeit und Kommunikation von verschiedenen Abteilungen und Gruppen sicherzustellen. Ein Ansatz, der in diesem Zusammenhang immer mehr an Bedeutung gewinnt, ist der Loop Approach. In diesem Artikel bekommst du einen Einblick, wie du die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams mit Hilfe des Loop-Ansatzes deutlich fördern kannst.

1. Offene Kommunikation und Transparenz: Eine Reaktion auf Mitarbeiterbedenken

Zahlreiche Mitarbeiterbefragungen haben immer wieder gezeigt, dass sich Mitglieder häufig über Entscheidungen der Unternehmensleitung im Dunklen gelassen fühlen. Wenn beispielsweise eine wichtige Umstrukturierung ohne ausreichende Erklärungen und Hintergrundinformationen durchgeführt wird, kann dies zu Verwirrung, Gerüchten und Misstrauen führen. Umso wichtiger ist es, dass in deiner Organisation alle – und dazu gehört auch die Organisationsleitung – offen und transparent kommunizieren. Hierbei solltest du vor allem darauf achten, dass alle Informationen allen Mitgliedern gleichermaßen zugänglich gemacht werden.

Informationen werden häufig auf unterschiedlichen Kommunikationskanälen ohne vorherige Abstimmung mit den Beteiligten verbreitet. Beispielsweise werden wichtige Ankündigungen in einem Meeting gemacht, bei dem einige Mitglieder jedoch nicht anwesend sein können und daher nichts oder nur über den Flurfunk von der Neuigkeit erfahren. Gerade im wird eine solche unzureichende Transparenz den Bedürfnissen der Menschen jedoch nicht gerecht.

2. Gemeinsame Plattformen und Tools: Kommunikationsbedürfnisse von Mitgliedern erfüllen

Neben der offenen Kommunikation von Organisationsspitze zu Mitgliedern wünschen sich Teams außerdem, durch regelmäßigen Austausch über die Aktivitäten und Ziele der anderen Teams informiert zu sein. So können sie besser verstehen, wie sie mit ihrer Arbeit in den größeren Kontext passen. Dies fördert die Zusammenarbeit, da Teams somit in der Lage sind, Synergien zu erkennen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Der Loop Approach setzt an dieser Stelle an. Mit den für euch passenden Tools kannst du Informationen, Pläne und Ziele für alle zugänglich machen. Um eine offene, effektive und transparente Kommunikation zu ermöglichen, ist die Nutzung von gemeinsamen Plattformen und Tools in deiner Organisation essenziell. Dies gilt für alle Bereiche, vom Austausch im einzelnen Team über die Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams bis hin zum Austausch mit der Organisationsleitung.

Mitarbeiterbefragungen zeigen darüber hinaus egelmäßig, dass Teams und deren Mitglieder Schwierigkeiten haben, effektiv zusammenzuarbeiten, weil ihnen die richtigen Werkzeuge und Ressourcen fehlen. Darüber hinaus sorgen unterschiedliche Kommunikationsstile verschiedener Abteilungen oder Teams für Missverständnisse. Während einige Teams möglicherweise regelmäßige Besprechungen bevorzugen, ziehen andere E-Mail oder Chat-Nachrichten vor. Dies kann die Zusammenarbeit erschweren. In einer Organisation mit Remote-Work können diejenigen, die im Büro vor Ort sind, leichter miteinander kommunizieren und Informationen austauschen. Remote-Mitglieder könnten sich ausgeschlossen fühlen, da sie nicht an den informellen Bürogesprächen teilnehmen können.

Wenn die Kommunikationstechnologie in der Organisation veraltet oder nicht gut in die Arbeitsprozesse integriert ist, führt dies zudem zu ineffizienter Kommunikation, zum Beispiel weil Informationen dadurch schwer zu finden sind oder weil Softwareprobleme auftreten.

Die Verwendung von gemeinsamen Plattformen, Tools und Ressourcen kann die Zusammenarbeit zwischen Teams erheblich erleichtern. Die Einführung und Etablierung gemeinsamer Projektmanagement-Tools, Kollaborationssoftware und interner sozialer Netzwerke kann dazu beitragen, den Informationsaustausch und die Koordination zu verbessern.

3. Erfolgreicher Kulturwandel durch Zielsetzung und Ausrichtung

Die Befragungen zeigen auch, dass die Menschen oft nicht vollständig verstehen, wie ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beiträgt. Eine weitere Herausforderung bei der Teamzusammenarbeit besteht darin, sicherzustellen, dass alle Teams in die gleiche Richtung arbeiten. Der Loop Approach trägt dazu bei, für diese gemeinsame Ausrichtung zu sorgen, indem für alle Teams transparent gemacht wird, wie ihre Arbeit zur Erreichung der Organisationsziele beiträgt. Dies schafft eine gemeinsame Grundlage und fördert die Zusammenarbeit, da die sich die Menschen stärker mit den Zielen der Organisation identifizieren können.

Im Loop stellt der Team Purpose eine große Einflussgröße dar. Dieser Sinn und Zweck muss nicht von Anfang an perfekt definiert und formuliert sein. Es reicht aus, wenn er zunächst Orientierung gibt und zu einem späteren Zeitpunkt überarbeitet wird. Der Purpose stellt für Mitglieder den Grundstein allen weiteren Handelns dar. An ihm richten sich alle anderen Aktivitäten aus. Teams bekommen mit dem Purpose Antworten auf folgende Fragen:

• Wofür steht die Organisation / das Team / die jeweilige Rolle?
• Was ist der Zweck?
• Was soll erreicht werden?

Die Menschen beschäftigen sich im Zuge dessen mit den Mehrwerten, die geschaffen werden wollen. Das hilft dabei, die Arbeit und Wünsche für die Zukunft noch einmal zu reflektieren.

4. Klare Verantwortlichkeiten und Rollen

Neben einem allgemeinen Team Purpose, der innerhalb des Loops definiert wird, können die inhaltlichen Rahmenwerke des Loop Approachs dazu beitragen, klare Verantwortlichkeiten und Rollen zwischen den Teams zu definieren. Durch rollenbasiertes Arbeiten werden so auch Hidden Champions zutage befördert, die mit ihren Stärken und Talenten zuvor übersehen wurden.

Rollenbasiertes Arbeiten sorgt für den Einsatz und die Nutzung von individuellen Präferenzen und Fähigkeiten der Mitglieder. So können Mitglieder ihre Stärken nutzen.

Aufgabenverteilung wird transparent gemacht. Um einen Überblick zu bekommen, was eigentlich alles an Arbeit anfällt, werden wiederkehrende Aufgaben gesammelt und sichtbar gemacht. Aus der Sammlung können Cluster an Aufgaben gebildet werden, die den Interessen der Teammitglieder entsprechen. Diese können durch Verantwortlichkeiten und Rollen genutzt und besetzt werden. Fähigkeiten und Interessen können anhand von folgenden Leitfragen erstellt werden:

• Was kann ich gut?
• Für welche Themen interessiere ich mich?
• Was mag ich gar nicht?

Durch eine solche klare Zuweisung von Rollen und Aufgaben werden Verwirrung und Konflikte reduziert. Im Team können so alle effektiver zusammenarbeiten.

5. Regelmäßiges Feedback zur Verbesserung der internen Kommunikation

Die Meinungen der Mitarbeitenden sind von unschätzbarem Wert für deine Organisation. Die Mitarbeiterbefragungen, sind dabei ein Mittel, um dieses Feedback zu sammeln. Während die traditionelle Mitarbeiterbefragung jedoch nur selten, meist in Abständen von mehreren Jahren stattfindet, setzt der Loop Approach auf die regelmäßige und ständige Kommunikation durch Feedback. Dieses kann dann von den verschiedenen Teams genutzt werden, um die Leistung und Zusammenarbeit zu beleuchten. Auf diese Weise werden die Menschen aktiv in den Verbesserungsprozess einbezogen. Durch den kontinuierlichen Austausch von Rückmeldungen können Teams ihre Prozesse verbessern und anpassen, um effektiver zusammenzuarbeiten. Teams werden durch ihre Einbeziehung dazu befähigt, autonom Entscheidungen zu treffen. Mitglieder fühlen sich der Organisation eher zugehörig, wenn sie mitwirken und entscheiden können. Dadurch steigen auch Motivation und Innovationskraft innerhalb der Teams. Zudem ermöglicht dies die Bildung interdisziplinärer Teams.

6. Intedisziplinäre Teams zahlen sich im heutigen Kulturwandel aus

Durch die Selbstverständlichkeit des regelmäßigen Austauschs, wie im vorherigen Punkt besprochen, und die stetige Integration der Mitgliederperspektive, können Organisationen die Zusammenarbeit zwischen Teams stärken und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit und das Engagement der Mitglieder steigern. Dies schafft nicht nur eine produktivere Arbeitsumgebung, da motivierte Menschen gern Mitverantwortung tragen und kontinuierlich an Verbesserungen arbeiten, sondern fördert auch den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit der Organisationen.

Der Loop ermutigt zur Bildung von interdisziplinären Teams, in denen Mitglieder aus verschiedenen Abteilungen oder Teams zusammenarbeiten, um spezifische Aufgaben oder Projekte zu bewältigen. Dies fördert den Wissensaustausch und die kreative Problemlösung. Teams werden so zu Katalysatoren für Veränderung und Innovation.

Schulungen zur effektiven interdisziplinären Zusammenarbeit können in den Loop Approach integriert werden. Dies stellt sicher, dass Teams die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse haben, um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Es entsteht ein stetiger Lernprozess. Die Mitglieder lernen aus guten und schlechten Erfahrungen anderer. Durch einen wertschätzenden Umgang mit Fehlern aufgrund gegebener psychologischer Sicherheit wird Kompetenz und Know-how miteinander geteilt.

7. Spannungsbasiertes Arbeiten unterstützt den Kulturwandel

Beim spannungsbasierten Arbeiten lernen Teammitglieder, wie sie ihren KollegInnen mitteilen, was sie wahrnehmen, welche Bedürfnisse sie haben und was sie verändern möchten. Konsequent umgesetzt zeigt das spannungsbasierte Arbeiten eine überraschend hohe Wirkung im Arbeitsalltag.

Der Fokus liegt auf dem sofortigen Austausch auf Augenhöhe unter den Mitgliedern selbst. Es benötigt keine hierarchische Kommunikation über den „Umweg Führungskraft“. Der Mehrwert des Ansatzes besteht u. a. darin, dass es nicht bei einem pauschal in den Raum geworfenen Problem bleibt, sondern die SpannungsinhaberInnen Verantwortung dafür übernehmen, darüber nachzudenken, was sie für eine Lösung der Spannung brauchen.

Überall dort, wo Menschen interagieren, kann es zu Konflikten und Spannungen kommen. Um eine empathische Zusammenarbeit zu fördern, lernen Teams verschiedene Feedback-Modelle kennen und werden dazu befähigt, positives wie auch kritisches Feedback zu geben.

8. Zusammenarbeitskultur mit dem Loop Approach fördern

Durch offene Kommunikation, klare Ausrichtung auf gemeinsame Ziele und die Bereitstellung von Tools und Workshops können Organisationen sicherstellen, dass ihre Teams effizienter zusammenarbeiten und so bessere Ergebnisse erzielen. Die Förderung der Teamzusammenarbeit ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

Der Loop Approach kann eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wissenstransfers fördern. In einer solchen Kultur sind Teams bereit, Wissen und Ressourcen miteinander zu teilen und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten.

9. Hohe Ergebnisorientierung beim Loop Approach

Durch eine hohe Ergebnisorientierung rückt die Teameffektivität und die Zusammenarbeit in den Vordergrund, denn Teams sind grundsätzlich bestrebt, gemeinsam gute Ergebnisse zu erzielen. Beispielsweise dienen Meetingroutinen dazu, dass sich die Teammitglieder zügig und strukturiert updaten. Eine übermäßige Anzahl von Meetings oder E-Mails kann zu Überlastung und Zeitmangel führen, was sich negativ auf die Produktivität auswirken kann. Überflüssige und veraltete Formate können abgeschafft werden oder durch effektivere Meetings ersetzt werden. Standardisierte Meetings und geeignete Tools optimieren das Selbstmanagement der Einzelnen. So entstehen Freiräume.

10. Teamautonomie schafft Teamresilienz

Ein angenehmer Nebeneffekt der Teamautonomie ist die damit verbundene Bereitschaft zur Akzeptanz von Veränderungen. Die Möglichkeit zur Selbstbestimmung macht die Teams stabiler, resilienter gegenüber Unsicherheiten und – viel wichtiger – die Mitarbeitenden zufriedener. Teams lernen, sich noch besser auf die sich stetig und immer schneller verändernden Rahmenbedingungen einzustellen. Dadurch stehen diese stabil und resilient im Unternehmen. Jedes Team startet seine Loop-Reise im eigenen Tempo und mit eigenem Fokus.

Die zentrale Bedeutung der Mitarbeiterperspektive im Loop Approach

Wie du anhand der zehn Punkte sehen konntest, ist die Mitarbeiterperspektive von zentraler Bedeutung im Loop Approach. Durch die Integration der Meinungen von Mitgliedern können Organisationen die Zusammenarbeit innerhalb der Teams sowie zwischen den Teams stärken und gleichzeitig Arbeitszufriedenheit und das Engagement der Mitglieder steigern. Dies schafft nicht nur eine produktivere Arbeitsumgebung, sondern fördert auch den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation. Durch Strukturanpassungen verbessert sich die Kommunikation, das Miteinander und die Kultur. Die Diskussionen über Rollen, Schnittstellen, Strukturen und Entscheidungen bringen wichtige Klärungen.

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