10 Tipps für die Mitarbeiterführung aus dem Homeoffice

Mittlerweile ist es für uns zur Gewohnheit geworden, unseren Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände oder nach irgendwo hin zu verlegen. Das Homeoffice oder remotework ist für viele Unternehmen keine ungewohnte Herausforderung mehr.

Mich haben fragen Führungskräfte immer wieder, wie sie jetzt richtig gut aus der Distanz führen, da dies jetzt kein Ausnahmezustand mehr ist, sondern Realität und Normalität geworden ist. Welche Rahmenbedingungen sind wichtig und was ist ganz dringend zu definieren? Damit die Arbeit auf Distanz eine große Chance für dein Unternehmen und für dich als Führungskraft ist, habe ich in diesem Artikel 10 wert-volle Tipps für dich und dein Team.

Es ist gerade die Chance für Digitalisierung und New Work

Bis zuletzt führen insbesondere die Führungskräfte des Mittelstandes eher nebenher und wirken hauptsächlich im operativen Geschäft mit. Hier ist ein umdenken notwendig, wenn Unternehmen und Führung zukunftsfähig aufgestellt sein sollen. Im Homeoffice wird spürbar, ob die Führungskraft dieser verschobenen Rolle gerecht wird und sich bewusst Zeit für die Führung nimmt. Für die Zusammenarbeit im Homeoffice sind vor allem Vertrauen, Sicherheit, Transparenz, ein guter Rahmen und Spielregeln für die Zusammenarbeit. Ich habe dir zur Orientierung die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt:

1. Fokussiere dich auf Führung

Wer aus der Ferne führt, muss die Mitarbeiterführung als wichtigste Aufgabe erkennen. Schaffe dafür einen regelmäßigen Kontakt mit deinem Team. Es ist hilfreich für dich, spätestens jetzt möglichst genau zu wissen, was deine Mitarbeitenden gut können, was ihnen Spaß macht und was ihnen nicht gut liegt. Hier bieten sich Chancen der Neusortierung von Aufgaben.

Führungskräfte haben oft Angst, die Kontrolle zu verlieren und es ist notwendig, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu etablieren und die Führungsrolle noch ernster zu nehmen. Die anfängliche Angst vor dem Verlust der Kontrolle ist ganz normal, wenn dir Kontrolle, Macht, Einflussnahme und Wirksamkeit wichtig sind. Denn Führungskräfte glauben oft nur, dass die Mitarbeitenden ihren Freiraum gnadenlos ausnutzen. Dem ist nicht so! Deine Mitarbeitenden danken dir dieses Vertrauen mit den entsprechenden Leistungen. Gewöhne dich an den Gedanken, ein Stück Kontrolle abzugeben.

Firmen, die bereits seit Jahren Homeoffice etabliert haben, haben die Erfahrungen gesammelt, dass es höchst selten zum Missbrauch seitens der Mitarbeitenden kam. Vertraue deinen Mitarbeitenden. Akzeptiere, dass du Macht abgeben musst und suche nach neuen Werten, die dich auch in dieser Situation glücklich machen.

2. Homeoffice-Kultur

Arbeit im Homeoffice bedeutet nicht nur, die Mitarbeitenden mit dem Laptop nach Hause zu schicken. Es braucht einen Teamkodex und gemeinsame Homeoffice-Leitlinien, die allen Orientierung und Sicherheit geben.

Im Büro sehen wir, wenn sich Kollegen den ganzen Tag in Meetings befinden, und wir verstehen, warum sie auf E-Mails oder Nachfragen nicht reagieren – wenn das Team zu Hause ist, wissen wir das nicht. Gute Kommunikation untereinander wird viel wichtiger, weil sie nicht mehr automatisch passiert.

Es gibt sehr unterschiedliche Erwartungen an die Erreichbarkeit. Wie schnell sollen die Kollegen auf eine Nachricht antworten. Müssen sich Kollegen, die Pause machen, abmelden? Das mag nebensächlich klingen. Aber wenn solche Fragen nicht geklärt sind, führt das schnell zu Verstimmungen. Vereinbare mit deinem Team eine Homeoffice-Kultur.

3. Klare Strukturen

Jetzt ist es wichtig, das Team trotz Entfernung zusammenzuhalten und diese Nähe erzielst du, indem du gute Strukturen für deine Mitarbeitenden schaffst. Wenn man sich aber nicht mal schnell etwas zwischen Tür und Angel zurufen kann, dann werden verlässliche Absprachen und klare Zuständigkeiten noch wichtiger.

Es ist gut, wenn du für deine Teammitglieder Struktur, Orientierung, Sicherheit und Transparenz in die Abläufe bringst.

Arbeiten wir nur ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig? Ist es in Ordnung, ab mittags bis spätabends zu arbeiten – oder ist es für das Team und die Kundenerreichbarkeit wichtig, dass alle zur selben Zeit online sind?

Es empfiehlt sich auch z. B. ein Trello Board einzurichten, damit alle sehen, wer gerade woran arbeitet und welche Projekte oder Aufgaben offen sind.

Teammitglieder, die viel Wert auf Struktur und Ordnung legen, werden dir besonders dankbar sein, wenn du hier Richtlinien vorgibst.

4. Gefühlte Nähe durch eine virtuelle Kaffeeküche

Durch die Notwendigkeit, Gespräche nur noch per Telefon und Video führen zu können, droht, ein Gefühl von echter Nähe verloren zu gehen. Ich höre jetzt häufig, dass das „einander tief in die Augen blicken“ fehlt. Gleichzeitig gilt aber, dass sich deine Mitarbeitenden freuen, wenn du ihnen Raum, Zeit und Freiheit gibst, eigenständig ihren Aufgaben nachzugehen.

Deine Mitarbeitenden werden es dir danken, wenn ihnen Flexibilität und Selbstbestimmung am Herzen liegt.

Es gibt Unternehmen, die der Entfernung gegensteuern, indem sie jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit, die möglichst jedem gut passt, einen virtuellen Meetingraum bereitstellen. Dort können alle, die wollen, sich zur bezahlten Kaffeepause einfinden – denn im Firmenbüro finden solche Treffen ja auch während der Arbeitszeit statt. So entsteht ein Wir-Gefühl auch über die Distanz hinweg. Es kann auch eine gemeinsame virtuelle Mittagspause stattfinden.

Insbesondere ist dies für deine Teammitglieder wichtig, denen die Werte Zugehörigkeit und Zusammenhalt wichtig sind.

5. Team-Check-in und persönliche Gespräche

Initiiere täglich ein kurzes 10-15-minütiges Team-Check-in, in dem jeder mitteilen kann, was er gerade tut und wer welche Aufgabe übernehmen kann.

Ich empfehle dir, ungefähr ein- bis zweimal wöchentlich zusätzlich Telefonate oder Videocalls z. B. per Zoom unter vier Augen oder vier Ohren zu führen. So hast du eine Gelegenheit, nachzufragen, wie es bei den Einzelnen läuft, an welchen Aufgaben er arbeitet und welche Kapazitäten er oder sie hat. Das ist für dich gut investierte Zeit und damit verschwindet auch dein gefühlter Kontrollverlust!

Zudem merkst du dann schnell, wenn etwas nicht in Ordnung ist und nochmal nachjustiert werden muss. Vielleicht machst du außerdem je nach Bedarf täglich oder einmal pro Woche einen Videocall mit dem gesamten Team, um das Teamgefühl aufrechtzuerhalten und Projektfortschritte zu besprechen.

Frage gern auch deine Mitarbeitenden, wie oft sie dich gern persönlich sprechen wollen. Du wirst für euch ein gutes individuelles Intervall finden, das Sinn macht und für euch angemessen ist.

6. Wertschätzende Kommunikation

Deine Kommunikation dient der Beziehungspflege. Nimm Sorgen und Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden wahr, fördere die Motivation und denke unbedingt an die individuelle Wertschätzung deiner Mitarbeitenden!

Was hier meiner Meinung nach hilft, sind folgende Punkte

Klarheit in Bezug auf eigene Wünsche und Bedürfnisse
diese wiederum klar zu kommunizieren, tatsächlich als Wunsch, nicht als Forderung
den Perspektivwechsel wagen und akzeptieren, dass es andere von meinen abweichende Bedürfnisse gibt, die auch ihre Berechtigung haben. Ich erforsche gern die gute Absicht meines Gegenübers, dies hilft auch hier ungemein
das Thema besprechbar machen und Meinungen, Stimmungen dazu einholen und sich auf ein virtuelles Miteinander verständigen, was für viele annehmbar ist
ich bedanke mich gern bei denjenigen, die diese Art der Kommunikation pflegen, um weitere zu motivieren, dies auch zu tun.

7. Rolle Moderation

In der Rolle der Moderation trägst du eine gastgebende Haltung in dir. Für dich bedeutet dies, dass du Menschen einlädst, in einen virtuellen Raum einzutreten und sich bei dir willkommen zu fühlen. Das heißt für dich, dass möglichst viele mit ihren Wünschen und Bedürfnissen gesehen und anerkannt werden wollen.

Viele Führungskräfte beschweren sich über ihre Mitarbeitenden, dass diese häufig ohne Bild im Meeting sind. Ich empfehle dir klar zu kommunizieren.

Ich versende vor dem Workshopbeginn eine E-Mail, in der ich die Teilnehmenden begrüße und ankündige, dass wir mit Bild kommunizieren werden und man sich darauf einstellen möge Das passt für mich perfekt zum Thema wertschätzende Kommunikation! Hinter der Vorbereitungs-Mail verbirgt sich bereits meine Haltung in Bezug auf virtuelle Veranstaltungen. Ich ergänze häufig in der Nachricht, dass es mir vor allem um folgende Aspekte und Werte geht

Gemeinsamkeit
Beziehungsaufbau
Interaktion
Vernetzung
Resonanz

Exakt diese Werte formuliere ich zu Beginn meiner Veranstaltungen. Damit adressiere ich einerseits meine Werte, Ziele und auch meine Bedürfnisse als Moderatorin. Jedoch sind es Wünsche, die ich habe und die sich nicht unbedingt mit denen meiner Teilnehmenden decken mögen. Aus den aufgezählten Gründen fand ich es schön, dass wir mit Bild kommunizieren, vor allem aktiv mitdenkend und redend, im Chat kommentierend die Zeit miteinander gestalten. Es geht mir nicht um einen Monolog, sondern um ein Miteinander wachsen und Voneinander profitieren.

Was ich jeder Moderation empfehle ist, sich Feedback einzuholen und auch sich selbst zu reflektieren:

Welche Rolle möchte ich einnehmen?
Was unterscheidet meine Online-Moderation von einer Moderation in Präsenz?
Welche vorhandenen Kompetenzen kann ich nutzen, welche könnte ich dabei noch ausbauen?

8. Ziele sind weiterhin wichtig

Halte die Ziele transparent, messbar und verbindlich und schaffe den Freiraum, bei Bedarf nachjustieren zu können. Feste, regelmäßige Termine, in denen die Ziele im Vordergrund stehen, sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden stets gut informiert sind. So weiß jeder, an welchen Zielen gerade gearbeitet wird und welche Aufgaben dafür nötig sind.

9. Gutes Selbstmanagement

Meine Kunden dürfen auch gern Spazieren gehen während einer virtuellen Beratung. Wir verbringen seit einiger Zeit so unendliche viele Stunden unbewegt vor den digitalen Endgeräten, so dass ein wenig Bewegung und Aktivität gewiss gut tut. Ergänzend ist es so, dass sich manche Menschen besser konzentrieren können, wenn sie parallel noch etwas anderes machen oder sich bewegen. Auf diese Weise kann auch Stress abgebaut werden, weil bereits andere Dinge, die kein Nachdenken erfordern, nebenbei erledigt werden konnten.

Du hast auch aus der Ferne eine Fürsorgepflicht für deine Mitarbeitenden und natürlich auch für dich. Im Homeoffice bedarf es auch für deine Mitarbeitenden bei aller Freiheit eine klare Struktur, ein gutes Organisationsmanagement und eine hohe Selbstdisziplin. Stark intrinsisch motivierte Menschen, verlieren zu Hause Raum und Zeit und arbeiten von morgens früh bis abends spät, weil sie ihren Arbeitsplatz nicht wirklich verlassen müssen.

Ebenso macht es Sinn, ein eigenes Büro oder einen anderen Ort bzw. Zimmer zum Arbeiten aufsuchen. Beginne möglichst nicht, schon im Bett zu arbeiten und dort wieder aufzuhören, sonst kostet es schnell viel Kraft durch die mangelnde Trennung von Arbeit und Feierabend.

Das bedeutet auch hier ein gutes Selbstmanagement, welches anfänglich oft unterschätzt wird. Du solltest dir jedoch immer der Wirkung deines Handelns bewusst sein und als Führungskraft ein positives und inspirierendes Vorbild für deine Mitarbeitenden darstellen. Hier gilt das altbekannte Prinzip: Nur wer sich selbst gut führt, kann auch andere gut führen.

Deshalb erkläre auch zu Beginn der Beratung oder in Workshops, was es mit mir macht, wenn ich mit schwarzen Kacheln spreche: Ich sehe keine Resonanz, keine Mimik, Gestik. Und klar, es ist ein wenig Selbstoffenbarung, die ich betreibe, auf diese Weise kann ich jedoch meine Bedürfnisse und Wünsche erklärbar machen. So können andere verstehen, warum es mir so wichtig ist, dass wir mit Bild kommunizieren und wir können „in die Verhandlung und Commitment“ unserer Bedürfnisse gehen.

10. Pausenzeiten beachten

Plane Zeitfenster für einen „Sprint“ konzentrierter Arbeit, um anschließend für einen kurzen Intervall eine Pause mit etwas Bewegung zu machen. Vielleicht hilft dir da die klassische Pomodoro-Technik.

Nicht alle Mitarbeitenden sind gut darin, von zuhause zu arbeiten. Es gibt die Burn-out-Kandidaten, die Vollgas geben, mittags die Pause streichen, von morgens bis abends die To-do-Liste abarbeiten und darüber sich selbst vergessen.

Auf der anderen Seite gibt es Mitarbeitende, denen es schwerfällt, sich zu fokussieren. Schließlich lauern im Homeoffice unglaublich viele Ablenkungen: die Kinder, der Kühlschrank, die Schmutzwäsche, der Paketbote und vieles mehr.

Mache diese Problematik auch zu einem Thema in deinen persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitenden und biete ihnen Möglichkeiten an, ihren Arbeitsalltag in der ungewohnten Umgebung mit Pausenzeiten besser zu strukturieren.

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