10 Tipps für die Mitarbeiterführung aus dem Homeoffice

Die aktuelle Situation zwingt jeden, dem es möglich ist, seinen Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände zu verlegen. Das Homeoffice ist für viele Unternehmen jetzt unfreiwillige Realität und eine ungewohnte Herausforderung.

Was von vielen Mitarbeitenden seit Langem gefordert wurde und bei den Chefs auf Widerstand stieß, ist jetzt aus der Not heraus die einzige Lösung, um den Betrieb weiter aufrechtzuhalten. Dabei wird deutlich: Es geht nicht ums Können, sondern ums Wollen! Ich bin mir sicher, dass es zahlreiche Unternehmen geben wird, die aus dieser Erfahrung lernen und der Möglichkeit des Homeoffice nach der Krise anders gegenüberstehen werden. Umso wichtiger ist es jetzt, dass sich Führungskräfte mit den Herausforderungen, die das Arbeiten auf Distanz mit sich bringt, auseinandersetzen.

Mich haben Führungskräfte in der letzten Woche gefragt, wie sie jetzt aus der Distanz führen und mit ihren daheim arbeitenden Mitarbeitenden umgehen können. Welche Rahmenbedingungen sind wichtig und was ist ganz dringend zu definieren? Damit die Arbeit auf Distanz eine große Chance für dein Unternehmen und für dich als Führungskraft ist, habe ich in diesem Artikel 10 wert-volle Tipps für dich und dein Team.

Es ist gerade die Chance für Digitalisierung und New Work

Bis zuletzt führten insbesondere die Führungskräfte des Mittelstandes eher nebenher und wirkten hauptsächlich im operativen Geschäft mit. Im Homeoffice wird nun schnell spürbar, ob die Führungskraft ihrer Rolle gerecht wird und sich Zeit für die Führung nimmt.

Du darfst deinem Team gegenüber zugeben, dass diese Situation auch für dich neu ist. Denn gerade jetzt sitzen alle – vom CEO bis zum Praktikanten – wie nie zuvor im selben Boot und müssen Arbeit, Haushalt und Kinderbetreuung auf engstem Raum unter einen Hut bringen. Betone gern, dass ihr das dennoch zusammen schaffen werdet. Auf diese Weise sprichst du deinen Mitarbeitenden Mut zu, denn auch ihnen ist bestimmt manchmal mulmig zumute.

Für die Zusammenarbeit trotz Homeoffice sind vor allem Vertrauen, Sicherheit, Transparenz, ein guter Rahmen und Spielregeln für die Zusammenarbeit wichtig. Ich habe dir zur Orientierung die 10 wichtigsten Punkte zusammengestellt:

1. Fokussiere dich auf Führung

Wer aus der Ferne führt, muss die Mitarbeiterführung als wichtigste Aufgabe erkennen. Schaffe dafür einen regelmäßigen Kontakt mit deinem Team. Es ist hilfreich für dich, spätestens jetzt möglichst genau zu wissen, was deine Mitarbeitenden gut können, was ihnen Spaß macht und was ihnen nicht gut liegt. Hier bieten sich Chancen der Neusortierung von Aufgaben.

Führungskräfte haben oft Angst, die Kontrolle zu verlieren und es ist notwendig, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu etablieren und die Führungsrolle noch ernster zu nehmen. Die anfängliche Angst vor dem Verlust der Kontrolle ist ganz normal, wenn dir Kontrolle, Macht, Einflussnahme und Wirksamkeit wichtig sind. Akzeptiere, dass du davon ein bisschen abgeben musst und suche nach neuen Werten, die dich auch in dieser Situation glücklich machen.

2. Homeoffice-Kultur

Arbeit im Homeoffice bedeutet nicht nur, die Mitarbeitenden mit dem Laptop nach Hause zu schicken. Es braucht einen Teamkodex und gemeinsame Homeoffice-Leitlinien, die allen Orientierung und Sicherheit geben.

Im Büro sehen wir, wenn sich Kollegen den ganzen Tag in Meetings befinden, und wir verstehen, warum sie auf E-Mails oder Nachfragen nicht reagieren – wenn das Team zu Hause ist, wissen wir das nicht. Gute Kommunikation untereinander wird viel wichtiger, weil sie nicht mehr automatisch passiert.

Es gibt sehr unterschiedliche Erwartungen an die Erreichbarkeit. Wie schnell sollen die Kollegen auf eine Nachricht antworten. Müssen sich Kollegen, die Pause machen, abmelden? Das mag nebensächlich klingen. Aber wenn solche Fragen nicht geklärt sind, führt das schnell zu Verstimmungen. Vereinbare mit deinem Team eine Homeoffice-Kultur.

3. Klare Strukturen

Jetzt ist es wichtig, das Team trotz Entfernung zusammenzuhalten und diese Nähe erzielst du, indem du gute Strukturen für deine Mitarbeitenden schaffst. Wenn man sich aber nicht mal schnell etwas zwischen Tür und Angel zurufen kann, dann werden verlässliche Absprachen und klare Zuständigkeiten noch wichtiger.

Es ist gut, wenn du für deine Teammitglieder Struktur, Orientierung, Sicherheit und Transparenz in die Abläufe bringst.

Arbeiten wir nur ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig? Ist es in Ordnung, ab mittags bis spätabends zu arbeiten – oder ist es für das Team und die Kundenerreichbarkeit wichtig, dass alle zur selben Zeit online sind?

Es empfiehlt sich auch z. B. ein Trello Board einzurichten, damit alle sehen, wer gerade woran arbeitet und welche Projekte oder Aufgaben offen sind.

Teammitglieder, die viel Wert auf Struktur und Ordnung legen, werden dir besonders dankbar sein, wenn du hier Richtlinien vorgibst.

4. Gefühlte Nähe durch eine virtuelle Kaffeeküche

Durch die Notwendigkeit, Gespräche nur noch per Telefon und Video führen zu können, droht, ein Gefühl von echter Nähe verloren zu gehen. Ich höre jetzt häufig, dass das „einander tief in die Augen blicken“ fehlt. Gleichzeitig gilt aber, dass sich deine Mitarbeitenden freuen, wenn du ihnen Raum, Zeit und Freiheit gibst, eigenständig ihren Aufgaben nachzugehen.

Deine Mitarbeitenden werden es dir danken, wenn ihnen Flexibilität und Selbstbestimmung am Herzen liegt.

Es gibt Unternehmen, die der Entfernung gegensteuern, indem sie jeden Tag zu einer bestimmten Uhrzeit, die möglichst jedem gut passt, einen virtuellen Meetingraum bereitstellen. Dort können alle, die wollen, sich zur bezahlten Kaffeepause einfinden – denn im Firmenbüro finden solche Treffen ja auch während der Arbeitszeit statt. So entsteht ein Wir-Gefühl auch über die Distanz hinweg. Es kann auch eine gemeinsame virtuelle Mittagspause stattfinden.

Insbesondere ist dies für deine Teammitglieder wichtig, denen die Werte Zugehörigkeit und Zusammenhalt wichtig sind.

5. Team-Check-in und persönliche Gespräche

Initiiere täglich ein kurzes 10-15-minütiges Team-Check-in, in dem jeder mitteilen kann, was er gerade tut und wer welche Aufgabe übernehmen kann.

Ich empfehle dir, ungefähr ein- bis zweimal wöchentlich zusätzlich Telefonate oder Videocalls z. B. per Zoom unter vier Augen oder vier Ohren zu führen. So hast du eine Gelegenheit, nachzufragen, wie es bei den Einzelnen läuft, an welchen Aufgaben er arbeitet und welche Kapazitäten er oder sie hat. Das ist für dich gut investierte Zeit und damit verschwindet auch dein gefühlter Kontrollverlust!

Zudem merkst du dann schnell, wenn etwas nicht in Ordnung ist und nochmal nachjustiert werden muss. Vielleicht machst du außerdem je nach Bedarf täglich oder einmal pro Woche einen Videocall mit dem gesamten Team, um das Teamgefühl aufrechtzuerhalten und Projektfortschritte zu besprechen.

Frage gern auch deine Mitarbeitenden, wie oft sie dich gern persönlich sprechen wollen. Du wirst für euch ein gutes individuelles Intervall finden, das Sinn macht und für euch angemessen ist.

6. Schenke Vertrauen

Führungskräfte glauben oft, dass die Mitarbeitenden ihren Freiraum gnadenlos ausnutzen. Dem ist nicht so! Deine Mitarbeitenden danken dir dieses Vertrauen mit den entsprechenden Leistungen. Gewöhne dich an den Gedanken, ein Stück Kontrolle abzugeben.

Firmen, die bereits seit Jahren Homeoffice etabliert haben, haben die Erfahrungen gesammelt, dass es höchst selten zum Missbrauch seitens der Mitarbeitenden kam. Vertraue deinen Mitarbeitenden.

7. Kommuniziere wertschätzend

Deine Kommunikation dient der Beziehungspflege. Nimm Sorgen und Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden wahr, fördere die Motivation und denke unbedingt an die individuelle Wertschätzung deiner Mitarbeitenden!

8. Ziele sind weiterhin wichtig

Halte die Ziele transparent, messbar und verbindlich und schaffe den Freiraum, bei Bedarf nachjustieren zu können. Feste, regelmäßige Termine, in denen die Ziele im Vordergrund stehen, sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden stets gut informiert sind. So weiß jeder, an welchen Zielen gerade gearbeitet wird und welche Aufgaben dafür nötig sind.

9. Gutes Selbstmanagement

Du hast auch aus der Ferne eine Fürsorgepflicht für deine Mitarbeitenden und natürlich auch für dich.

Im Homeoffice bedarf es auch für deine Mitarbeitenden bei aller Freiheit eine klare Struktur, ein gutes Organisationsmanagement und eine hohe Selbstdisziplin. Stark intrinsisch motivierte Menschen, verlieren zu Hause Raum und Zeit und arbeiten von morgens früh bis abends spät, weil sie ihren Arbeitsplatz nicht wirklich verlassen müssen.

Ebenso macht es Sinn, ein eigenes Büro oder einen anderen Ort bzw. Zimmer zum Arbeiten aufsuchen. Beginne möglichst nicht, schon im Bett zu arbeiten und dort wieder aufzuhören, sonst kostet es schnell viel Kraft durch die mangelnde Trennung von Arbeit und Feierabend.

Das alles bedeutet auch hier ein gutes Selbstmanagement, welches anfänglich oft unterschätzt wird. Du solltest dir jedoch immer der Wirkung deines Handelns bewusst sein und als Führungskraft ein positives und inspirierendes Vorbild für deine Mitarbeitenden darstellen.

10. Pausenzeiten beachten

Plane Zeitfenster für einen „Sprint“ konzentrierter Arbeit, um anschließend für einen kurzen Intervall eine Pause mit etwas Bewegung zu machen. Vielleicht hilft dir da die klassische Pomodoro-Technik.

Nicht alle Mitarbeitenden sind gut darin, von zuhause zu arbeiten. Es gibt die Burn-out-Kandidaten, die Vollgas geben, mittags die Pause streichen, von morgens bis abends die To-do-Liste abarbeiten und darüber sich selbst vergessen.

Auf der anderen Seite gibt es Mitarbeitende, denen es schwerfällt, sich zu fokussieren. Schließlich lauern im Homeoffice unglaublich viele Ablenkungen: die Kinder, der Kühlschrank, die Schmutzwäsche, der Paketbote und vieles mehr.

Mache diese Problematik auch zu einem Thema in deinen persönlichen Gesprächen mit den Mitarbeitenden und biete ihnen Möglichkeiten an, ihren Arbeitsalltag in der ungewohnten Umgebung mit Pausenzeiten besser zu strukturieren.

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